I processi di inserimento nei Sistemi Informativi dei dati riportati sui documenti cartacei, siano essi utili ai fini gestionali, contabili o di elaborazione statistica, devono considerare i vantaggi portati dai nuovi metodi di raccolta dati concessi oggi dai grandi e rapidi passi mossi negli ultimi anni dallo sviluppo delle tecnologie e degli strumenti di lettura ottica e form processing.
La gestione elettronica di grandi quantità di moduli (FORM), documenti strutturati o semistrutturati, non è un problema se realizzata con applicativi che consentano l'interpretazione ottica sia della tipologia dei documenti da elaborare, sia dei dati che da questi devono essere estratti:
- OCR (Optical Character Recognition): per il riconoscimento dei caratteri "stampati" (maiuscoli o minuscoli).
- ICR (Intelligent Character Recognition): per il riconoscimento dei caratteri manoscritti (stampatello maiuscolo o minuscolo).
- OMR (Optical Mark Recognition): per la lettura dei campi a scelta multipla (crocette, biffature...).
- BCR (Bar Code Recognition): per la lettura dei Codici a Barre.

I dati estratti dai moduli, vengono quindi controllati, arricchiti da informazioni prelevate dal sistema informativo, da altri documenti o da calcoli e routine di controllo e successivamente inseriti in maniera automatica nei DataBase aziendali.

Alcuni esempi dei moduli che possono essere trattati tramite interpretazione ottica, sono:
- moduli statistici
- sondaggi d'opinione
- ricerche di mercato
- ricevute postali
- moduli di garanzia
- cartellini orari
- ricette mediche
- documenti di trasporto
- fatture, documenti di trasporto
- moduli d'ordine
- moduli assicurativi
- memorie di spesa per carte di credito
- note spese
- richieste di ferie
- scelta menu per mense
- quiz
- questionari e sondaggi in genere

I caratteri contenuti sui moduli (form) vengono interpretati, sottoposti a verifica di condizioni prestabilite, verificati con contenuti di dizionari utente ed eventualmente sottoposti a verifica manuale per la correzione finale da parte degli operatori preposti a questa fase. I dati così accuratamente raccolti e corretti, vengono gestiti attraverso tutto il loro flusso all'interno dell'azienda.