Los proveedores son los que harán del proyecto una realidad, los que a menudo darán la cara por la empresa ante los asistentes, proveerán los equipos necesarios y aportarán una parte importante de la creatividad, etc.

Su calidad, experiencia, creatividad, actitud y voluntad de hacerlo bien son esenciales. Por todo ello, la búsqueda, la selección y la gestión de los proveedores es de suma importancia para el éxito de un congreso.

Define bien tus necesidades:
Antes de comenzar con el proceso de selección, piensa bien en tus necesidades, y prepara una lista precisa con:
• Los tipos de proveedores necesarios (catering, equipos audiovisuales, decoración, animación, azafatas, etc.), según se derive del programa detallado del evento.
• Los requerimientos para cada categoría de proveedor, que dependerán del estilo del evento, del tipo de servicio, etc. Define los conocimientos que debe tener el proveedor, sus referencias, el tipo de servicio que requiere de él y los criterios de selección que utilizarás.

Con todos estos datos prepara un briefing detallado para cada categoría de proveedor a contratar y envíalo a los tres o cuatro proveedores pre-seleccionados para cada categoría.

Comunícate constantemente con los proveedores:
• Desde la misma fase de selección, es importante mantener una comunicación intensa con ellos. Evita centrarte únicamente en el servicio exacto que necesitas e infórmales ampliamente acerca del tipo de evento que pretendes realizar, la idea y tema del mismo, el programa previsto, etc. No olvides que los proveedores son expertos en su campo y te podrán aportar ideas, consejos, soluciones, advertencias sobre riesgos, etc.
• Fomenta la comunicación de los proveedores entre sí. El lugar, el decorador, el montador del escenario, el proveedor de luz y sonido o el animador tendrán que trabajar juntos y coordinarse. Organiza reuniones conjuntas para que se conozcan, para que aclaren responsabilidades mutuas e identifiquen posibles riesgos. Es conveniente, por ejemplo, organizar una inspección del sitio conjunta para definir claramente dónde se deberá colocar cada proveedor el día D y así limitar riesgos.

Consigue toda la información posible sobre cada uno de ellos:
A la hora de seleccionar a los proveedores, recopila la información más completa posible sobre cada uno de ellos. Obtener los siguientes datos es importante:
• ¿Cuántos años de experiencia en eventos tiene ese proveedor?, ¿cuál es el tamaño de su empresa (facturación, personal, etc.)?
• ¿En qué eventos ha trabajado y cuál ha sido su papel en ellos?
• ¿Dispone de su propio equipo (material y personal) o lo subcontrata?
• ¿Cuál es la actitud del proveedor para con el cliente? Debe ser atento y abierto y tener disponibilidad, mostrar ganas de escuchar y entender la situación.

No olvides que, durante todo el evento, tú y tú equipo trabajaréis con él en situaciones límite, a contrarreloj, bajo presión, etc. y, por tanto, estas cualidades son vitales. Puede ser interesante, además de pedir referencias, conocer un evento en el que el proveedor esté trabajando para comprobar su calidad en una situación real. También puedes pedir al proveedor que te enseñe una muestra concreta de los servicios que realiza.

Sé minucioso y claro:
• Exige un presupuesto claro y detallado. Los proveedores pueden cobrar por horas extraordinarias.
• Pon las cosas por escrito en un contrato. Existen tantos imprevistos posibles, que realizar un contrato es muy prácticamente obligatorio.
• Comprueba con cada proveedor qué papeleo concreto hay que preparar. Los mismos proveedores te podrán ayudar en los trámites relacionados con su actividad.
• Comprueba los elementos del servicio que te proponen. Comprobándolo todo evitarás desagradables sorpresas el día del evento.

Gestiona bien el tiempo:
• Implica a tus proveedores lo antes posible en el proceso de organización del evento.
• Cambiar la planificación o los equipos en el último minuto te puede salir muy caro. Para controlar estos costes autoriza a una o dos personas de tu equipo para que puedan aprobarlos sobre el terreno, si tú no vas a estar siempre en el lugar del evento.

Ante todo, no olvides que es fundamental construir una buena relación con tus proveedores.
Fuente:
Isabel Escauriaza. E-mail: iescauriaza@eventoclick.com
jueves, 30 de octubre de 2008