(extrait d'un présentation à un petit déjeuner informatique à TF1) liens en fin d'article



L'information dans l'entreprise est de plus en plus riche et variée. Les moyens de communication comme l'email même s'ils permettent des gains de temps (plus rapides qu'une note), nous occupent une bonne partie des journées. Ne serait-ce qu'au travers de l'exemple de l'email, il est très difficile de synthétiser ce qui a été écrit après la lecture d'une dizaine de courriels.

Qu'en est-il lorsque les réunions s'enchaînent et que les restitutions ne suivent plus ? Une technique de représentation efficace de l'information, comme les cartes mentales (ou Mind Map) peut être une solution. Nous allons voir à travers quelques exemples, comment cette technique de restitution peut faire augmenter la productivité créative mais également organisationnelle d'un groupe.

I - Origines

- Basée sur le cerveau
Le Mind Map ou carte mentale est une technique de représentation d'un problème ou d'un concept qui met les relations entre les idées en exergue grâce à des ramifications. On peut ainsi rapidement avoir une vue d'ensemble d'un projet ou d'un sujet car elle s'inspire d'une machine que nous connaisons bien : notre cerveau !

- Association d'idées
Le Mind Mapping de par les ramifications met en valeur les relations de hiérarchie entre les sujets et surtout permet à chacun de donner sa propre représentation. Un travail à plusieurs sur une même " map " apporte une vue complète avec une multitude de points d'entrée sur le sujet. Il est très important dans le cadre du travail collaboratif que chacun puisse s'approprier un thème. La représentation heuristique apporte une vision imagée que chacun pourra faire sienne, par sa propre interprétation.

- Structurer sa pensée
Le mind mapping est également une réponse quant au besoin de structurer un discours. Utilisée pour la conception de cet article (cf la carte mentale de cet article), la carte mentale assure une fluidité dans la restitution de sa pensée. Il est en effet plus facile de parler autour de dessins qu'autour de mots.

I - Exemples

Aujourd'hui, de nombreux outils permettent de créer rapidement de telles cartes, mais il suffit d'un crayon et d'une feuille pour commencer à mesurer la puissance d'une telle méthode. Nous représentons l'information de manière visuelle : cela peut être utilisée pour optimiser la majorité de nos activités quotidiennes de la prise de notes au pilotage de projets en passant par l'animation de réunions, l'innovation et la création.

Exemple 1 : en brainstorming
Quelle meilleure utilisation des cartes mentales que celle du brainstorming ! On l'utilise principalement pendant la phase de génération des idées. On jette les idées et on les intègre rapidement au graphe. Avec l'informatisation de ces cartes, c'est tout le processus de créativité qui repose sur la carte mentale. En effet, c'est au cours de séances de brainstorming que nous souhaitons sortir avec une vision aussi riche que possible d'un sujet. Voici une petite méthode basée sur les cartes heuristique.

Jeter les idées
Nous venons de le dire, les cartes mentales sont utilisées principalement pour émettre un grand nombre d'idées sans les classer à priori. Autour d'un sujet central, chacun peut s'exprimer.

Regrouper par famille
Ensuite nous regroupons par famille les idées et notions émises. Nous créons ainsi plusieurs couronnes autour d'un sujet donné. Les sous-familles appartenant à la première couronne et les éléments des sous famille appartenant à la deuxième couronne. Dans un souci de lisibilité, il est de bon ton de ne pas aller au-delà de deux couronnes comme dans l'exemple ci-dessous.

Créer des liens
Entre les différentes idées émises appartenant chacune à des familles, on peut créer des liens pour matérialiser des associations. Ceci permet parfois de regrouper deux familles proche en une seule grande famille, mais aussi de mettre en évidence les connexions importantes entre les familles afin d'isoler des pôles importants.

Exemple 2 : En prise de note
Les cartes mentales se révèlent très utiles dans la prise de notes par les relations qu'elles apportent sur un sujet. Nous avons l'habitude d'avoir un raisonnement séquentiel (qui suit les lignes d'une feuille). Lorsque nous entamons un sujet, nous avons du mal à y revenir au cours de la réunion. Avec les cartes, il n'y a plus d'ordre séquentiel. L'entretien devient un tout, un ensemble composé de différents sujets mais qui peuvent avoir des interdépendances, des relations entre eux.

* Restituer la réunion
L'usage du Mind Mapping peut être très intéressant en réunion. Souvent nous écrivons sur un papier les quelques notes que nous avons prises au passage. Le papier se retrouve enfermé dans un tiroir, les traces s'entassent et personne ne les relie plus. En reliant les sujets par des petites notes très courtes, la carte mentale nous permet de rester concentré sur le sujet, de noter rapidement et, de surcroît, ne plus craindre de perdre le fil de la réunion en revenant sur un sujet antérieur si le besoin s'en fait sentir. Enfin, et c'est là toute la puissance d'une " map ", une fois éditée, elle se partage très facilement. D'autant plus facilement qu'aujourd'hui des logiciels l'intègrent dans des suites comme Office.


* Identifier les relations
La structure des " maps " apporte une lisibilité réelle. Tout en stimulant l'esprit, elle offre une synthèse du document. Un simple coup d'œil et l'ensemble d'une réunion nous revient à l'esprit. Dans le flot d'information ambiant, il est très difficile de tout retenir et surtout de savoir où trouver l'information précise. La carte mentale ne propose pas d'entrer dans le détail, bien qu'il soit possible d'ajouter ce que l'on veut pour la rendre la plus explicite qu'il soit, mais la méthode requiert bien de synthétiser sa pensée. Ainsi la carte mettra en exergue bien plus rapidement et spontanément les idées entre elles.


Exemple 3 : en gestion de projet
C'est sans doute sur les projets que nous nécessitons encore plus de communiquer, de partager une information souvent riche et très souvent d'avancer dans la même direction pour atteindre le même objectif.


* Synthétiser rapidement
Prendre le temps de faire le point de l'avancée d'un projet, des retards, des décisions prises ou à prendre, permet de synthétiser rapidement une information. La mise en page est un élément clé dans cette restitution et elle s'en retrouve simplifiée par l'usage d'icône qui d'un simple regard donne l'ambiance autour de décisions ou encore permet de faire émerger les problèmes. Dans l'exemple ci-dessous d'un "projet TITAN", grâce aux icônes et aux textes synthétiques, on s'apperçoit rapidement que "le démarchage" est quasiment terminé tandis que "le recrutement" semble encore flou et que "la vente" pose certains problèmes. L'ajout de notes supplémentaire viendrait compléter cette information synthétique.


* Communiquer des objectifs
Par la suite, la diffusion de la " map " assure que l'équipe sait quels sont les objectifs. Les images et la synthèse se resserent autour de l'essentiel et véhiculent les grandes tendances. Le chef de projet peut revenir facilement sur l'ancienne réunion avant de préparer son futur meeting d'avancement de projet et les collaborateurs de se sentir partie intégrante du projet en connaissant les tenants et les aboutissants, en comprenant également quels sont les points bloquants et les difficultés.


III - Gain de productivité
En conclusion, les Mind Map sont très utiles dans les tâches du quotidien dès qu'il y a un besoin de synthèse et de partage. Elles s'utilisent aussi bien seul qu'en groupe.

* Partager plus rapidement
Le gain de productivité se vérifie par un gain en temps sur le partage. Chacun trouve rapidement l'information dans le document sans passer dix minutes en lecture. Les cartes sont des images que le cerveau intègre rapidement : on peut ensuite restituer cette information en la revisualisant. L'ambiance générale est très vite véhiculée aussi complexe que soit le sujet.
* Restitution lisible
Plus une map est travaillée et mieux elle synthétise l'information. Dans le cadre de travaux collaboratif, chacun peut construire sa branche et apporter sa propre vision, compléter par ses propres notes. Ainsi le sujet d'étude aussi complexe soit-il se visualise sous ses nombreuses facettes et tout un chacun voit clairement de quoi il en retourne.

* Restitution synthétique
Lorsque l'on utilise des mots, ceux sont en fait des notions et des concepts bien plus que des phrases que l'on exploite. C'est pourquoi les notes prises avec une Mind Map sont très souvent synthétiques. L'objectif est de restituer et non pas d'écrire un livre bien que certains auteurs écrivent leurs ouvrages en partant d'une carte comme base.

* Restitution imagée
C'est l'usage de symboles, d'images et de couleurs bien plus que les mots qui renforce l'appropriation des idées. Les relations sont clairement identifiées, appuyé au besoin par des explications concises qui permettent de faire le lien. Les images parlant bien plus que les mots, elles sont vectrices d'idées très originales.

- Une seule saisie
L'autre aspect du gain de temps, c'est la diffusion. Le compte rendu se fait au fur et à mesure de la réunion, il n'y a plus besoin de prendre des notes pour ensuite remettre ses notes au propre dans un compte rendu qui la plupart du temps ne sera pas lu ou en diagonale car l'information est trop dense. Les logiciels actuels apporte une fonctionalité de plus que la "map" papier, c'est l'export sous des formats Word, Powerpoint ou bien MS Project afin de créer rapidement de nouveau document de présentation ou de rédaction.

- Diffusion plus claire
Enfin, la diffusion des maps se retrouvent plus compréhensible que bien des paragraphes. Les personnes ne se perdant plus dans des écrits, les idées sont véhiculées plus clairement. Nous avons ainsi une approche plus rapide des concepts qui nous entourent dans le quotidien.


Liens
Wikipédia
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

Free Mind (gratuit)
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page


Thinkgraph (gratuit)
http://www.thinkgraph.com/

Complément d'informations
http://wiki.crao.net/index.php/MindMapping

Site expert de la carte heuristique
http://www.petillant.com

The Brain
http://www.thebrain.com/

Mind Manager
http://www.mindjet.com/fr/
mardi 3 octobre 2006