Le 25 mars 2009 au congrès Documation

9H30 – 12H30 - GESTION ET ARCHIVAGE DES MAILS

Le phénomène de l’e-mail est à la fois très particulier et très représentatif d’une évolution technologique sans règle. En effet par rapport à ce que l’on pourrait qualifier des « bons usages » quant à la façon de rédiger un mail, de l’utilisation ou non de pièces jointes et des personnes à mettre en copie, simple ou cachée, rien n’existe réellement.
Le résultat en est une totale anarchie de fonctionnement et une augmentation gigantesque de la volumétrie à archiver que l’on nous prédit à plus de 7.000 pétaoctets (Po) dès 2010 (source Gartner).
Face à cette augmentation de la volumétrie la réponse des services informatiques a été de brider les utilisateurs en leur imposant une taille limitée de boîte aux lettres. Cette pratique atteint aujourd’hui ses limites et il devient indispensable de prendre le recul suffisant afin de mettre en place une solution véritablement efficace, rationnelles mais surtout évolutive et pérenne.

La mise en place d’un système d’archivage des e-mails doit également simplifier la gestion des e-mails au quotidien tout en assurant leur conservation dans le temps. Différents points de vue sont à prendre en considération :
- Côté utilisateur, il y a l’exigence d’un maximum de confort destiné à retrouver ses e-mails facilement ;
- Côté directeur informatique, la solution mise en place doit permettre de maîtriser la volumétrie, si possible sans contraintes pour l’utilisateur. Il faudra par ailleurs être capable de sélectionner les e-mails « utiles » afin d’éliminer ceux qui ne justifient pas d’être conservés ;
- Côté chef d’entreprise, il s’agit d’avoir la garantie de ne pas perdre d’information, stratégique ou non, tant pour des aspects commerciaux, techniques, comptables ou financiers que patrimoniaux.

En fait, l’e-mail est représentatif de l’ensemble des problématiques touchant la mise en œuvre de tout système d’archivage électronique. L’archivage des e-mails pose des problèmes techniques dus au fait que l’on doit gérer un grand nombre d’items. On doit également largement prendre en compte les aspects juridiques et réglementaires comme la conservation de la trace des échanges, sans parler des pièces jointes ou encore le respect des données à caractère personnel selon les exigences de la CNIL.

Des normes, modèles et méthodes existent dont il est utile de s’inspirer pour certes gagner du temps mais surtout fiabiliser l’archivage et optimiser la gestion de l’information. Précisons également que l’e-mail peut être traité comme un type particulier de document ou au contraire être vu comme un document lambda, partie intégrante d’un dossier.

Seront ainsi successivement abordé :
- L’archivage électronique, contraintes, solutions génériques
- Les besoins spécifiques en matière d’e-mail
- Les aspects juridiques de l’e-mail
- Les solutions existantes et leurs grandes fonctionnalités
- La notion d’e-mail sécurisé
- L’approche économique d’un projet d’archivage des e-mails

Enfin l’exposé se terminera par un certain nombre de recommandations mais surtout la présentation de différents cas clients suffisamment significatifs.

Intervenants :
* JM Rietsch, Président FedISA
* Philippe Ballet, Cabinet Bensoussan

14H00 – 17H30 - MÉTHODOLOGIE D’UN PROJET D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

Afin de pouvoir traiter avec un maximum d’efficacité un projet de dématérialisation et d’archivage électronique il est important de bien définir la signification et la portée des termes employés. Ainsi en est-il de l’archivage électronique qui ne correspond absolument pas à la dématérialisation d’un archivage papier traditionnel mais consiste à remettre en cause une bonne partie du système d’information d’où la nécessité de prendre en compte la notion d’ILM (Information Lifecycle Management). Il est également important de bien poser le problème et surtout de bien le situer et ne pas tomber dans le piège de rechercher tout de suite un support électronique pérenne. A ce stade il est en effet essentiel de prendre en compte la rupture du document numérique avec son support.

L’approche détaillée des contraintes liées à l’archivage électronique permet ensuite de bien montrer la nécessité d’une approche pluridisciplinaire à la fois technique, juridique et organisationnelle. Il est également à noter que la sécurité tient ici un rôle très important.

Compte tenu de l’ampleur de ce genre de projet il est fondamental de bien en comprendre les grandes étapes à commencer par la définition des besoins et l’analyse de l’existant avant de vouloir passer à une phase exploratoire de recherche de solutions qu’elles soient techniques ou simplement organisationnelles. La politique d’archivage apparaît ici comme véritablement le pivot de la méthode qui va permettre outre de bien définir les besoins, d’en déduire un cahier des charges et surtout offrir le moyen de vérifier la conformité du système d’archivage électronique mis en place et ce au cours du temps.

En matière de méthodologie il nous faut également aborder les normes mais avec une approche destinée à montrer quelle norme utiliser en fonction de l’étape du projet.

Enfin il nous semble indispensable de présenter la mise en œuvre de cette démarche au travers d’un retour d’expérience client afin d’en vérifier l’efficacité

Intervenants :
* JM Rietsch, Président FedISA
* Jean-Louis Pascon, VP FedISA
* Eric Malabous, iBP


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lundi 2 mars 2009